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Giovanni Allegretti, uno dei maggiori esperti in materia definisce il bilancio partecipativo come un "processo decisionale che consiste in un'apertura della macchina istituzionale alla partecipazione diretta ed effettiva della popolazione nell'assunzione di decisioni sugli obiettivi e sulla distribuzione degli investimenti pubblici".

Il bilancio partecipativo è dunque un processo volontario, non previsto da leggi, che le amministrazioni mettono in essere per condividere con i Cittadini e tutti i portatori di interesse presenti in un territorio (associazioni, imprese e altri enti) le scelte di ripartizione delle risorse finanziarie destinate alla realizzazione di servizi e investimenti.

Attraverso incontri organizzati in gruppi tematici gli stakeholder (cittadini, associazioni e altri enti) sono chiamati ad esprimere le loro preferenze sugli obiettivi delle politiche di settore previsti nel bilancio. Gli incontri sono anche l'occasione in cui emergono esigenze che gli stakeholder sentono come prioritarie per il miglioramento dei rapporti con l'ente, oltre che un' occasione di raccolta di informazioni su possibili obiettivi futuri.

Il Bilancio partecipativo è quindi processo, strumento e spazio in cui si deve poter ricostruire nel tempo e in maniera collettiva il concetto di "bene comune", trasformando le tensioni in un progetto condiviso improntato al dialogo con le istituzioni. Prende forma di documento contabile, ma è soprattuto il luogo dove cittadini e istituzioni costruiscono insieme la gerarchizzazione delle priorità di spesa di un'amministrazione.

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